Nota Stampa: 6 punti per inviarla facendo centro

Sapere come inviare una nota stampa è importante quanto sapere come scriverla. Siamo certi di saperlo fare nel giusto modo?

Mi si risponderà: “basta inviare una mail”.

Ok, d’accordo, lo sappiamo: i tempi del fax e della posta ordinaria sono ormai passati. La posta elettronica è il normale sistema per comunicare, anche con i giornalisti. Però…

Però anche la posta elettronica ha le sue regole. E un messaggio per trasmettere una nota dedicata alla stampa ha delle regole specifiche che è meglio sapere… come sempre nell’ottica di far sì che il nostro lavoro venga letto, aumentandone le possibilità di pubblicazione, e non direttamente “archiviato” nel cestino.

Per spedire la nostra nota stampa, quindi, dovremo: 

1. scegliere a chi inviarla
2. far capire che è una nota stampa
3. invogliare il ricevente a leggerla
4. scegliere come inserirla nella mail
5. esplicitare chi la sta scrivendo.
6. allegare delle immagini 

A chi inviare la nota stampa

Di questo argomento si è già accennato precedentemente nel post “Le 5W+H del comunicato stampa“, sia nella parte dedicata al “Chi“, sia in quella dedicata al “Dove“. È però un punto importante nella strategia della diffusione di una notizia agli organi di informazione ed è quindi “cosa buona e giusta” riprendere qui il concetto.

La regola generale da seguire è che sono assolutamente da evitare invii massivi “a la qualunque… tanto la mail non costa”, perché non è vero.
La mail costa!
Forse non a noi, ma sicuramente a chi la riceve.

Gli costa tempo.
Gli costa ragionamento.
Gli costa “banda” (gigabyte), soprattutto se la scarica in mobilità.

E se dopo aver perso tempo e fatica per leggere l’e-mail scopre che l’argomento non ha per lui nemmeno un interesse potenziale, potrebbe anche “irritarsi”. 

Avrebbe senso inviare a un giornale locale del trentino il programma di una festa patronale della Lucania?

Potrebbe interessare a un giornalista che scrive di moda un comunicato stampa in merito alla meccanica pesante?

Se anche le vostre risposte sono “no” e “no”, allora vi sarà chiara l’importanza di scegliere a chi inviare, selezionando i destinatari all’interno della propria mailing list.

Come far capire che è una nota stampa

Come far capire che la mail che stiamo inviando è un messaggio che contiene una nota stampa, o comunicato stampa che dir si voglia?

Semplice: basta dirlo nell’oggetto.

L’oggetto della mail, infatti inizierà con “Comunicato Stampa:”, eventualmente abbreviabile in “Com. Stampa”. 

Si dovrà poi richiamare esplicitamente l’organizzazione che scrive. Si considerino infatti due dati di fatto. 

Da una parte non sempre l’indirizzo e-mail del mittente ha dentro di sé il nome dell’organizzazione per la quale si scrive, per esempio quando l’ufficio stampa è esterno. 

Dall’altra, anche coincidessero, non sempre l’indirizzo di chi manda viene letto o è immediatamente visibile per esteso o, comunque rimanda nel nome utente o nel nome dominio al nome dell’organizzazione.

Infine si inserisce l’argomento vero e proprio della nota stampa.

Quindi, alla fine, questo dovrebbe essere il formato dell’oggetto:

Comunicato Stampa – Nome Organizzazione: questo è quello che leggerete nel testo

Come invogliare a leggere mail e nota

Il primo contatto che ha con una e-mail chi la riceve, come si è detto, è attraverso l’oggetto. Ed è l’oggetto, quindi, che occorre ragionare al meglio per creare interesse.

Ma quali sono le regole per scrivere un oggetto della mail che porti ad aprire e leggere il messaggio? 

L’oggetto deve essere:

• breve, anche considerando che al giorno d’oggi sui cellulari spesso si ha una “anteprima” del “subject” della mail nella pagina di blocco, anteprima che ha un numero limitato di caratteri
• esplicativo, se infatti un titolo giornalistico deve “dire e non dire” per invogliare la lettura, sia il titolo del comunicato stampa (vedi “Come impostare un Comunicato Stampa“), sia l’oggetto della mail devono invece spiegare immediatamente di cosa si parla
• goloso, ovvero invogliare alla lettura, anche svelando immediatamente “l’assassino”; se mandiamo una nota stampa per avvisare di un incontro sulla romanzo dell’800 con oratore Alessandro Manzoni, l’oggetto non dovrà puntare sul tema della conferenza, ma, ovviamente, sull’ospite.

Regole, queste, che qui descrivo per una mail di trasferimento di una nota stampa, ma che, in linea generale, sono valide per qualunque messaggio di posta elettronica.

Una volta che siamo riusciti a far aprire la mail, occorre che anche la nota venga letta.

Io sconsiglio vivamente testi brevi che si limitino, un po’ burocraticamente, a invitare il ricevente a leggere il comunicato allegato.

Come nelle vecchie lettere cartacee si iniziava con un “caro amico” o un più formale “gentile dottoressa/signora”, è bene inserire un simile incipit anche nella posta elettronica. Ma deve essere personale o che possa apparire personale. 

Quindi nome e cognome o il classico “caro collega” in tutte le sue possibili forme o variazioni. Questa seconda possibilità, ovviamente, se colleghi lo si è realmente, altrimenti meglio “giornalista” “redattore”, “direttore”…, ma evitare il “caro” ed essere più formali.

Quindi un commento in cui si spiega cosa si sta inviando e perché: in pratica un “abstract” per raccontare velocemente cosa si leggerà più diffusamente nella nota.

Come inserire nella mail la nota stampa

Spesso, come giornalista, mi capita di ricevere mail in cui il comunicato è solo un file allegato, un .doc o (cosa migliore) un .pdf. E non è questa una scelta giusta.

Cosa c’è di sbagliato nel mandare il comunicato solo come allegato?

Innanzi tutto l’unico modo per capire cosa c’è nel comunicato è aprirlo. 

A dirla così sembra poca cosa, ma se si considera che le redazioni ricevono decine di note stampa, si capisce che più si semplifica la vita ai redattori e più sono contenti.

Inoltre, al giorno d’oggi sono sempre di più i professionisti che controllano la propria posta elettronica in mobilità. E gli smartphone hanno uno schermo piccolo in cui un file di word, o adobe  che sia, viene visualizzati con caratteri piccoli.

Da notare anche la scelta del tipo di file: il pdf è sempre da preferire al word. Il Pdf è “stampato” quindi non modificabile e con una impaginazione sicura. Il word essendo modificabile potrebbe perdere l’impaginazione o potrebbero cancellarsi parole o frasi. Inoltre il pdf può essere ottimizzato e può pesare meno, cosa che non si può fare con un file di Office di Microsoft.

Quindi come va inserita la nota stampa all’interno della mail?

Secondo la mia esperienza la soluzione migliore è sia metterla all’interno del corpo del messaggio, sia come allegato in pdf.

La struttura diventa quindi:

1. incipit (caro, gentile spettabile….)
2. testo di trasferimento (ti invio il comunicato … in cui si parla di …)
3. ringraziamenti
4. firma con i dati di contatto
5. elemento grafico di separazione (****, °°°°. ####, …)
6. COMUNICATO STAMPA (proprio così, in maiuscolo, come mega titolo)
7. titolo del comunicato
8. eventuale sottotitolo
9. testo 
10. riferimenti (si di nuovo, come nella firma)

e, infine si allega anche il pdf, che seguirà la struttura sopra descritta dal punto 6 in poi.

Chi sta scrivendo, ovvero come contattarci

Sia nella mail di trasferimento, sia nella nota stampa stessa deve essere chiaro chi sta scrivendo, sia come organizzazione, sia come persona.

È utile, se non necessario, che il giornalista che riceve abbia modo di raggiungere l’addetto stampa che ha redatto la nota, quindi sempre inserire

• nome e cognome
• indirizzo e-mail
• numero di telefono

Fino a qualche anno fa era di moda mettere anche il proprio utente Skype, ma con il declinare di questo sistema e il diffondersi di altri (primo fra tutti Whatsapp) questo dato non l’ho più visto.

Immagini

Insieme alla nota stampa è sempre meglio inviare anche delle immagini. 

Qui si crea un problema: se si inviano immagini troppo pesanti, si rischia di bloccare la ricezione delle email dei destinatari, o comunque far loro consumare molta banda.

Se, al contrario, si mandano immagini “ottimizzate” in maniera eccessiva, si rischia che chi riceve abbia tra le mani foto troppo poco definite, non adeguate per la stampa su carta.

Le soluzioni possono essere due:

1. si mandano foto ottimizzate e si precisa che se si desiderano foto maggiormente definite si possono richiedere
2. sappiamo già che al giornalista serviranno foto maggiormente definite (ad esempio se si invia a una rivista patinata) e allora si inserisce il link ad un servizio dove scaricare i file di grandi dimensioni.
   Se non si ha la possibilità di avere uno spazio web personalizzato, in rete vi sono tanti siti che offrono il servizio anche gratuitamente, ad esempio google drive o drop box (nei quali si possono rendere accessibili cartelle e file anche a terzi) oppure Wetransfer o Filemail (che caricano i file in uno spazio web da dove sono raggiungibili tramite un link personalizzato)