Come per qualunque scritto, anche il comunicato stampa non può mai essere uguale a sé stesso. Non esiste un comunicato stampa ideale, o, peggio ancora, un “modello”, dal quale ricavare tutti gli altri.
Ogni comunicato stampa ha le proprie esigenze, che derivano, in sostanza, da chi vuole comunicare cosa e perché. In effetti, spesso entrano in gioco anche gli altri classici delle 5W+H: dove e quando si vuole comunicare possono influire direttamente sul come redigere il comunicato stampa.
Le 5W usate come linee guida sono da considerarsi, però, con confini tra loro labili e i cinque concetti (sei, considerando il “come”) si intersecano tra loro.
Il CHI del comunicato Stampa
Che sia una azienda, un ente pubblico, un’associazione a scopo benefico o culturale… la “ragione sociale” di chi “parla” determinerà linguaggio, scelta dei termini e tono dello scritto.
Ovviamente per determinare linguaggio, termini e tono, occorre prendere in considerazione anche il ricevente, che diventa parte integrante, quindi, del “chi”. Infatti se devo parlare a un target tecnico userò termini tecnici; se, al contrario, mi leggerà chi non è del mestiere, dovrò riuscire a spiegare le medesime cose con una terminologia che sia comprensibile da chiunque.
Un esempio che mi capita spesso di usare: “Materia Prima Seconda”. Orrido (a mio gusto) termine che sta a indicare il materiale di riciclo che diventa materia prima in una nuova lavorazione. Quante persone che non lavorano nell’ambito potrebbero capire questo terminologia tecnico burocratica?
Il COSA del comunicato stampa
Il comunicato stampa deve essere ragionato per diffondere una notizia.
Chi redige la nota, ma anche chi desidera che detta nota sia diffusa, deve essere in grado di riconoscere la “notizia”, saperla raccontare rendendola una “storia“.
Senza “notizia”, infatti, non ci può essere un comunicato stampa. Per poter interessare il target (ovvero i giornalisti) non sono sufficienti semplici informazioni, ma occorre, sempre, che vi sia della “ciccia” giornalistica, qualcosa di “attaccato all’osso” che sia possibile cucinare.
Il PERCHÈ del comunicato stampa
I contenuti del comunicato stampa, ovvero il “perché” si decide di scriverlo, devono seguire una logica informativa: quello che desidero comunicare può interessare anche altri? Il target al quale invio il mio comunicato stampa sarà interessato a leggerlo e a dargli seguito?
Ricordiamoci che se scriviamo un comunicato stampa il nostro target primario non è il lettore finale, ma il giornalista/redattore che lo riceve. Bisogna quindi esser certi che la “notizia” che si vuole diffondere sia realmente una notizia, che nel comunicato vi siano tutte le informazioni necessarie e, fondamentale, che il target del nostro target possa essere interessato.
Esempio: se sono un negozio e decido di fare un comunicato per informare che sono aperto dalle 8 alle 18, difficilmente troverò spazio negli organi di informazione. Ma se io organizzo un evento all’interno del mio negozio, questo può diventare una notizia. Se poi inserisco nel testo anche gli orari del negozio e riesco a farli pubblicare… risultato ottenuto.
Il DOVE del comunicato stampa
La “notizia” va calata sul target al quale spediamo la nostra nota, ovvero il “dove” la invieremo.
L’attore italiano Pinco Pallino che vince l’Oscar è una notizia? In linea di massima si, ma occorre chiedersi per chi è una notizia?
Se il comunicato stampa lo invio alla rivista “TV & Cinema” sicuramente colpirò il target. Ma se il medesimo comunicato lo inviassi a “Cucina per tutti”? Che interesse potrebbe suscitare nella redazione e nei lettori? Quasi sicuramente sarebbe un invio fuori target.
Il “dove” deve essere coerente con il tipo di notizia da diffondere… niente invii a pioggia, quindi!
Il QUANDO del comunicato stampa
La notizia di ieri non è più una notizia.
«La cronaca è letteratura da corsa», diceva il personaggio di Clark Gable nel film “Teacher’s Pet” con Doris Day del 1958. E questo è ancora più vero oggi, sessant’anni dopo, nel mondo dominato dall’immediatezza di Internet.
Se l’evento, il fatto, la notizia, che si vuole raccontare nel comunicato stampa è avvenuta uno, due, tre o più giorni prima dell’invio effettivo del comunicato, ha ancora un suo interesse?
Spesso il comunicato stampa viene preparato in bozza prima dell’evento, aggiustato alla fine dell’evento, per far concordare quanto realmente accaduto con quando si prevedeva sarebbe dovuto accadere, e inviato il prima possibile alle redazioni, non appena l’evento è terminato.
Ciò non vuol dire che, sempre, il comunicato stampa debba essere immediato. In alcuni casi (si pensi a una “crisi”) prima di dare una risposta ufficiale occorre avere in mano tutti gli elementi, analizzarli e decidere come declinarli.
La cronaca sarà anche letteratura da corsa, ma è doveroso ricordarsi che non si può essere dei centometristi durante una maratona.
Il COME nel comunicato stampa
Se devo comunicare un successo ottenuto o, al contrario, se devo rispondere a delle critiche ricevute, non potrò utilizzare lo stesso tono di voce. Potrò, ad esempio, urlare entusiasta nel primo caso, ma nel secondo dovrò essere pacatamente formale (almeno in linea di massima…).
Ma anche se devo comunicare qualcosa da parte di una Pubblica Amministrazione, non potrò farlo del medesimo modo con il quale comunicherei per un’azienda privata (torna qui il “chi” visto in precedenza).
Il come può essere diverso, a seconda della specifica situazione, anche a parità di emittente: se scrivo il comunicato di un politico con un ruolo istituzionale, non potrò farlo nell’identico modo in cui scriverei per il medesimo politico mentre è in campagna elettorale.
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