Impostare un Comunicato Stampa

Dobbiamo inviare un comunicato stampa: sappiamo a chi inviarlo, sappiamo dove inviarlo, sappiamo il perché dobbiamo inviarlo, sappiamo il quando dobbiamo inviarlo e, infine sappiamo il cosa deve contenere (in pratica quanto analizzato in “Le 5W+H del comunicato stampa”). 

Sappiamo, però, anche come organizzare i contenuti di un comunicato stampa?

O, in altre parole, sappiamo cosa dire prima e dopo, che impostazione grafica dare, quale lunghezza scegliere, il giusto stile da utilizzare?

In questo post voglio proprio analizzare questi aspetti, fondamentali e necessari per realizzare un comunicato stampa che abbia possibilità di essere gestito dai mezzi di comunicazione ai quali ci rivolgiamo.

Stile del comunicato stampa

Cominciamo dallo stile. Nella mia esperienza posso radunare i vari comunicati che ho visto in tre macro categorie:

• Quella dei comunicati stampa scritti male
• Quella dei comunicati stampa scritti come fossero un articolo
• Quella dei comunicati stampa scritti a “mattoncini lego”

Ovviamente la prima categoria possiamo direttamente non considerarla. È quella composta da testi sgrammaticati, troppo prolissi, che non evidenziano la “notizia”, che non rispettano le 5W+H, che non ti invogliano a esser presi in considerazione…

Passiamo alle altre due categorie

Comunicato stampa scritto come un articolo

È lo stile adatto soprattutto nei casi in cui la notizia che si vuole comunicare non sia “da premio Pulitzer”!

Se la nostra notizia è importante, sarà il giornalista interessato ad approfondire, a fare ricerche, a chiamarci per avere ulteriori informazioni…

Ma se l’interesse alla pubblicazione è più dalla parte di chi invia l’informazione, rispetto a chi la riceve, allora il compito dell’addetto stampa è ridurre al minimo il lavoro del redattore per non fargli sprecare tempo.

Mi spiego: se io redattore ricevo un “pacchetto regalo” bello e pronto che mi può occupare uno spazio che mi era rimasto libero in pagina impiegando solo 10 minuti (o anche meno) del mio tempo per adattarlo… ecco che lo apprezzo.

Stessa notiziuola, ma scritta in modo tale che necessita un importante intervento da parte mia per renderla pubblicabile… beh, se proprio ho tempo da perdere mi ci posso anche mettere, ma se ho cose più importanti da fare è probabile che la “archivi” (leggi “cestini”) direttamente!

Se è questo il caso in cui ci troviamo, quindi, la soluzione è che i contenuti del comunicato vengano gestiti in maniera analoga a quella di un vero e proprio articolo, un po’ come descritto nel mio precedente post “Scrivere è raccontare una storia“.

Comunicato stampa scritto a “mattoncini lego”

Un articolo deve essere una storia. Non si può quindi scriverlo a blocchi. Un comunicato stampa, al contrario può essere realizzato come composto da tanti blocchi, che è poi compito dell’articolista riposizionare e modificare come più gli aggrada.

Un esempio pratico, riferito a un evento, può essere:

• Descrizione temporale dell’evento
• Luogo dell’evento
• Chi ha partecipato (parte oratori, parte pubblico)
• Scopo dell’evento
• Citazione oratore 1
• Citazione oratore 2
• Citazione oratore n

Sarà quindi compito del redattore che deve pubblicare il pezzo ricostruire una storia iniziando dal “c’era una volta…” per terminare con un logico “…e vissero per sempre felici e contenti”.

Ovviamente questo stile di comunicato stampa ha lo svantaggio di obbligare il redattore a impegnare del tempo per lavorarlo. Di contro ha il vantaggio che si evitano articoli fotocopia in diverse testate.

Per poterlo impiegare, però, è necessario che la notizia che si vuole fornire agli organi di stampa susciti il loro interesse, a prescindere dal lavoro necessario per utilizzarla.

Questo può avvenire sia per l’importanza della notizia in sé, oppure per l’importanza (o l’autorevolezza) di chi invia la notizia.

Lunghezza di un comunicato stampa

Quale lunghezza per un comunicato stampa? La risposta giusta è “dipende”!

Dipende dalla notizia: se è una cosina che otterrà al massimo uno spazio di 600 battute, inutile che invii un comunicato di 6.000. Troppo tempo sarebbe necessario al redattore per andare a estrarre ciò che gli serve.

Di contro dipende anche dal giornalista che riceve. C’è chi lo preferisce breve, veloce e con la “pappa fatta” e chi, al contrario, preferisce tante informazioni per farsi una idea generale e poter scegliere come gestire il tutto.

Come decidere quindi la lunghezza? In linea di massima sarebbe necessario conoscere il proprio target per poter cucire in modo “sartoriale” il comunicato.

Impostazione grafica del Comunicato Stampa

Anche l’occhio vuole la sua parte. È una affermazione vera anche per un comunicato stampa.

Una impaginazione non professionale dà una immagine non professionale della notizia.

La divisione in paragrafi e i giusti spazi tra loro, l’interlinea che faciliti la lettura, il font che non appesantisca, l’uso ragionato del neretto, l’impiego solo se necessario e non spropositato del maiuscolo, la scelta (da verificare di volta in volta) di inserire una immagine (o più di una) nel testo… sono tutti artifizi grafici che possono influire sulla probabilità che il comunicato stampa venga, o non venga, gestito.

Nelle “impostazioni grafiche” ricomprendo anche la scelta della tipologia di file da inviare.

Innanzi tutto escluderei un formato modificabile, il classico file word. Il pdf, da parte sua, ha vantaggi e svantaggi. Se da una parte “fissa” il design del testo così come lo abbiamo deciso, senza che la tipologia di strumento che viene utilizzato per leggerlo possa influire, d’altra parte, in alcuni casi, rischia di “fissare” troppo, ad esempio anche gli “a capo”, obbligando il redattore, dopo il copia incolla, a effettuare un intervento di cesello per ricostruire i paragrafi.

Una scelta che può salvare capra e cavoli è inviare il testo sia in un pdf, sia come testo (senza fronzoli) all’interno del corpo della e-mail con la quale si invia il documento.

Cosa dire, e dove dirlo, in un comunicato stampa

Come prima cosa, in un comunicato stampa, sarebbe bene comunicare la “notizia”. Bisogna sempre presumere che il redattore che riceve il nostro testo non abbia tempo e se lo obblighiamo a cercare la “notizia” siamo a rischio cestino.

Bene, quindi, utilizzare anche un “titolo parlante” e non giornalistico. Giornalisticamente il titolo deve, più che informare, attirare l’attenzione, in un comunicato stampa, diversamente, deve esplicitare la notizia.

Notizia che va poi meglio approfondita fin dalle prime righe.

In un comunicato non devono poi mancare i dati: dopo averlo scritto è sempre bene rileggerlo a “mente fredda” e chiedersi: «Se io già non sapessi cosa voglio dire, ho qui tutte le informazioni per capire il chi, cosa, dove, quando, perché e come?».

Non dimenticarsi di inserire, infine, dei virgolettati. Qualcuno, possibilmente una “autorità”, deve poter essere citato nell’articolo e noi che stiliamo il comunicato stampa dobbiamo servire su un piatto d’argento la citazione (o le citazioni) al redattore.

Nota a margine: con “autorità” intendo semplicemente un qualcuno che abbia un ruolo di rilievo. Se dobbiamo raccontare un nuovo prodotto di una azienda, ad esempio, non si può, nel comunicato “far parlare” il sottoposto e far tacere il suo capo. 

E a questa “nota a margine”, aggiungo un corollario: sempre spiegare il ruolo di colui che citiamo, anche quando riteniamo che sia conosciuto. Mai dar nulla per scontato.

Chi invia il comunicato stampa

In un comunicato stampa deve essere ben chiaro “chi” lo sta inviando. E con il “chi” intendo sia l’organizzazione (o il personaggio) nel nome della quale è stato preparato e diffuso, ma anche chi materialmente l’ha redatto.

Devono esserci i riferimenti personali, in modo tale che un giornalista che desiderasse maggiori informazioni sappia a chi chiederle.

Non basta quindi un generico “ufficio stampa” come firma, ma serve un nome, un cognome, una mail e un numero di telefono. Se questi dati personali non li si vuole diffondere… allora forse è meglio non fare l’addetto stampa.