Scrivere email in modo professionale

Scrivere email in modo professionale non vuole, solo, dire scriverle per “lavoro”, ma anche, semplicemente, vuol dire “scriverle bene“.

Che si scriva a un contatto di lavoro, a un amico o a uno sconosciuto, la posta elettronica ha delle regole che dovrebbero sempre essere seguite.

A non seguirle si rischia di dare una impressione negativa di sé, di una persona imprecisa, impreparata, che non conosce gli strumenti che usa. 

Si rischia, inoltre, di creare dei problemi di comunicazione e di difficoltà di gestione della comunicazione che viene ricevuta.

L’email, strumento principe della comunicazione elettronica nei primi anni 2000, nell’ultimo decennio è stata man mano surclassata da altri strumenti, quali i messaggi di whatsapp. Strumenti che seguono logiche e linguaggi diversi dalla posta elettronica. Usare lo stile da “messaggino” in una email può creare difficoltà.

Scrivere le email: i “campi” da riempire

Qualunque sia il gestore di posta elettronica che si usa, che sia un programma residente in locale (computer, tablet, smartphone che sia)  o sia un sistema on-line, residente nella “nuvola”, per poter inviare una lettera elettronica occorre “compilare” alcune caselle, prima di arrivare a scrivere il messaggio vero e proprio:

• Da / from : il mittente, chi scrive
• A / To, cc, ccn / bcc: gli indirizzi che ricevono il messaggio
• Oggetto / object

Ormai in tutti i sistemi si ha la possibilità di usare la terminologia italiana e, in Italia, è quella che viene, spesso, presentata in automatico. 

È però utile sapere anche la terminologia inglese, che è quella internazionale.

Da / from

È chi sta scrivendo, o meglio l’indirizzo mail dal quale si sta spedendo il messaggio.

Viene inserito in automatico, ma se il proprietario del sistema ha memorizzato più caselle email, ha la possibilità di scegliere quella di spedizione.

La sua compilazione avviene attraverso la gestione delle impostazioni del sistema in uso. Come accedere a questa funzione esula, però, da questo testo.

A / To, cc, ccn /bcc

Qui inseriamo le persone a cui stiamo scrivendo.

In “a” / “to” si scrivono gli indirizzi di coloro che sono direttamente interessati alla nostra comunicazione.

In “cc” (copia conoscenza in italiano, carbon copy in inglese) vanno inserite persone che è utile abbiano visione del messaggio, ma senza che debbano intraprendere azioni a seguito di esso. Esempio: Pippo gestisce un progetto, Paperino di questo progetto è il responsabile di un settore, Qui, Quo e Qua sono operativi del settore di Paperino. Paperino scrive a Qui, Quo e Qua per indicargli una specifica attività e li inserisce nella casella “a”. Che stia per essere avviata quella attività è, però, utile che lo sappia anche Pippo, anche se non deve intervenirvi direttamente. Ecco quindi l’utilità di “cc”: inserendo qui la mail di Pippo, Pippo saprà dell’avvio dell’attività, ma capirà immediatamente, a colpo d’occhio, che a lui non è richiesto alcuna azione.

Infine “ccn“, o “bcc” che sia (copia conoscenza nascosta o blind carbon copy): gli indirizzi inseriti qui non sono visibili a nessuno che non sia il mittente. Utile per informare qualcuno di qualcosa senza che il destinatario ufficiale del messaggio (colui o coloro che sono inseriti in “a”, ma anche in “cc”) lo sappia. Utile anche per rispettare le regole della privacy in caso di invii a più indirizzi di un messaggio: ad esempio è il giusto modo per inviare un comunicato stampa (vedi “Mailchimp per comunicare con la stampa?“)

Oggetto / object

L’argomento del messaggio.

È una parte fondamentale della comunicazione, perché spiega al ricevente cosa troverà nell’email.È quindi fondamentale sceglierlo bene per scrivere email in modo professionale.

Spesso è anche la prima parte della email che viene letta.

Al giorno d’oggi è, inoltre, quanto compare nelle anteprime che i cellulari presentano all’utente: un buon oggetto, breve, ma esaustivo, può essere il fattore che fa decidere di leggere (e di non ignorare) un messaggio appena ricevuto.

Importante: questo campo non va mai lasciato vuoto. 

È uno degli errori di chi usa la posta elettronica come fosse un messaggino. Questo spazio, se lasciato vuoto crea problemi a chi riceve, perché, questi, non solo non capisce immediatamente l’argomento, ma gli impedisce una eventuale, futura, veloce, ricerca del messaggio.

L’oggetto, inoltre, deve essere attinente al testo: se parlo di pere non mando per oggetto “mele”.

Da qui deriva un corollario importante: non importa quanto sia più veloce fare “rispondi” a un vecchio messaggio per scrivere alla persona che ce l’aveva inviato, ma trattando un argomento diverso da quello originale. È una cosa che non si fa. Punto!

Non si fa perché l’oggetto non coinciderebbe più con l’argomento. Ma, soprattutto, non si fa perché i sistemi moderni riuniscono i messaggi per argomento, (originale, risposte e inoltri… il così detto “thread”) e un sassolino bianco in mezzo ai neri si perderebbe, non si riuscirebbe ad archiviare adeguatamente, e si rischierebbe di non riuscire a ritrovare quel messaggio, “nascosto” all’interno di un argomento diverso. 

Scrivere le email: il messaggio vero e proprio

Anche in questo caso ci troviamo a dover riempire diverse “sezioni”, anche se sono solo “virtuali”:

• Incipit / saluti
• Corpo del testo
• Firma

Incipit / saluti

Un messaggio di posta elettronica è, nella sua struttura, più simile a una lettera postale rispetto a un messaggio tipo whatsapp.

Se nel secondo strumento si è usi entrare direttamente in argomento, nel primo laformalità, i saluti, sono ben visti: evitano di dare una immagine da cafone che entra in una riunione direttamente parlando di quello a cui è interessato, senza prima salutare i presenti.

Sei intimo con la persona a cui scrivi? Un “ciao” va benissimo”.

Non sei intimo, ma vi sono rapporti abbastanza informali? Può andare un “buongiorno” (e variazioni sul tema).

Vi sono rapporti più formali? Meglio usare i vecchi termini “Egregio” o “gentile” che insegnavano a scuola per scrivere le lettere. 

Nell’ultimo caso diventa importante inserire anche il cognome, con titolo, della persona a cui si sta scrivendo. Anche se, in realtà, non è una cattiva idea farlo anche nei due casi precedenti, magari usando il nome, soprattutto se già ci si da del “tu”.

Corpo del testo

Se si vuole scrivere email in modo professionale , anche in questo caso è meglio rifarsi alla buona e vecchia posta cartacea, piuttosto che ai messaggini telefonici.

Innanzi tutto per lo spazio che abbiamo disponibile.

I messaggini nascono brevi per ragioni tecniche (parlo di inizio 2000) ed economiche: si pagavano. I messaggini seguivano, allora, la logica dei telegrammi. Oggi seguono una logica di velocità di scrittura che tende a trasferire il linguaggio parlato direttamente in quello scritto… al punto che i messaggi vocali stanno in molti (troppi) casi soppiantando quelli scritti.

Il testo di una email, invece, è prettamente linguaggio scritto, e ne deve seguire le regole.

Cura della grammatica, controllo delle sequenza logica dei pensieri espressi, attenzione alle regole formali, come il non ritenere di poter dare del “tu” a una persona che non si conosce, solo perché le si sta scrivendo attraverso un sistema elettronico. 

Il “tu” usato indiscriminatamente è una abitudine che si è diffusa sui social network. Un uso, forse eccessivo e che, comunque vale per i social: un ambiente fortemente informale nel quale il darsi del tu tra sconosciuti spesso… “ci sta”.

Non “ci sta”, invece, nella posta elettronica!

Saluti finali

Come nelle vecchie lettere cartacee, chiudere la comunicazione salutando risulta essere gentile.

Vero che probabilmente si è già iniziato il messaggio con un saluto (ciao, buongiorno, o qualcosa di simile), ma se quando incontriamo qualcuno lo salutiamo quando arriviamo e lo risalutiamo quando andiamo via, perché non seguire la stessa logica anche in un messaggio elettronico?

Firma

La firma in fondo al testo è utile.

Molti sistemi di gestione di posta elettronica permettono di impostarla in maniera standard e la inseriscono in automatico in calce al testo.

Cosa deve contenere la firma in una email? I riferimenti dello scrivente.

Nome, Cognome (che si può omettere se si scrive a un amico) e i dati di contatto, da scegliere a seconda dello scopo e del livello di privacy al quale si punta. 

Il proprio ruolo in azienda (se è una firma lavorativa) e l’indirizzo web del sito aziendale, o del proprio blog. 

Si può scegliere di segnalare anche l’indirizzo social (Linked In, Facebook, Instagram…)

Se si ha un ufficio, meglio precisare l’indirizzo fisico. 

Soprattutto è importante indicare numero di telefono e indirizzo di posta elettronica.

Quest’ultimo, in teoria, è un doppione, perché il ricevente già lo trova nell’intestazione dell’email, avendola ricevuta. 

Ma se il destinatario del messaggio volesse salvarsi in rubrica i dati di colui che lo ha contattato, averli già tutti insieme gli semplificherebbe il “copia incolla” e, quindi, “la vita”.

Scrivere le email in modo professionale: ricapitoliamo

A cosa, quindi, è necessario fare attenzione quando si vuole scrivere email in modo professionale, che, quindi, dia una buona impressione di noi?

Ecco il “riassunto” di questo post:

• Scegliere con cognizione di causa a chi inviare il messaggio in “a”, “cc” e, eventualmente, “ccn”
• Inserire sempre un oggetto per la mail, che sia sintetico, ma ne spieghi l’argomento
• Usare adeguate formule di apertura e chiusura
• Compilare il proprio messaggio seguendo le formalità del linguaggio scritto e non l’informalità del linguaggio orale
• Firmare mettendo i propri riferimenti
• Rileggere prima di schiacciare invio!